Für den Auftraggeber (AG) zu erbringen sind:

Eröffnungsgespräch zum Projektstart per Telefon durchführen, um die Ausschreibung und alle relevanten Ausschreibungsthemen zu besprechen (Vergabevermerk, Losaufteilung, Termine, Reinigungstage, Bewertungsverfahren, Stundenverrechnungssatz, …), vorzubereiten und abzustimmen. Projektplanung vom Eröffnungsgespräch bis Reinigungsbeginn aufstellen, um einen reibungslosen Ablauf zu organisieren.
Das vorhandene Aufmaß übernehmen und als Grundlage für die Preisblätter (Kalkulation je Raum) in die Ausschreibungsunterlagen einarbeiten.
Die objektgerechten Leistungsbeschreibungen überarbeiten und persönlich mit dem Gebäudeverantwortlichen abstimmen. Reinigungsturnusse für jede Reinigungsgruppe und – bei Bedarf – für jeden Raum abstimmen. Beratung und Hinweise zu Turnussen (Erfahrungen, DIN usw.) und deren Wirkungen.
Erprobte und juristisch geprüfte Ausschreibungsunterlagen komplett mit Anzeigen, Ausschreibungstexten, Bewertungsmatrix etc. anfertigen und abstimmen.
Anzeigen in den festgelegten Vergabeportalen und Verlagshäusern schalten unter Beachtung der erforderlichen gesetzlichen Fristen.
Anfragen einzelner Bewerber beantworten und die Informationen allen Bewerbern nachweislich zustellen. Dokumentation aller Anfragen und Beantwortungen.
Der Auftraggeber führt die Angebotseröffnung selbst durch. Die Angebote per Kurier oder persönlich abholen.
Die Vollständigkeit und sachliche Richtigkeit der Angebote gemäß Vergabeverordnung prüfen und in Listen zusammenstellen, um unkorrekte Angebote auszuschließen.
Die rechnerische Richtigkeit aller Angebote prüfen, um preisliche oder andere Fehler zu markieren und zu korrigieren.
Vorschläge zur Entscheidung über Nachforderungen und andere Aufklärungsmaßnahmen. Veranlassung notwendiger Maßnahmen. Überprüfung und Dokumentation der Ergebnisse der Nachforderungen.
Die Eignung der Bieter (wirtschaftliche, finanzielle, technische Leistungsfähigkeit etc.) gemäß Bekanntmachung prüfen.
Prüfung der Angemessenheit der Angebote.
Die Bewertung der Bieter entsprechend den Ausschreibungsbedingungen vorbereiten.
Jahresreinigungsstunden pro Los zusammenstellen und damit als Bewertungskriterium verfügbar machen.
Jeden einzelnen Bieter nach Reinigungsstunden und Preisen bewerten, um das wirtschaftlichste Angebot zu ermitteln.
Den kompletten Vergabevorschlag anfertigen. Er enthält die Auswertung der gesamten Ausschreibung mit der Einzelbewertung der ausgewählten Bieter.
Der Auftraggeber führt die Bietergespräche allein durch.
Kostenfreie schriftliche oder telefonische Unterstützung bei Mängeln in der Reinigung und deren Beseitigung in einem Zeitraum von 36 Monaten.