FAQ2019-03-14T21:37:36+02:00
Welche Leistungen brauch ich von einem externen Berater?2019-03-21T01:56:22+02:00

Gegenstand des Angebotes sollten folgende Leistungen sein, die von Auftragnehmer (AN)

für den Auftraggeber (AG) zu erbringen sind:

  1. Eröffnungsgespräch zum Projektstart per Telefon durchführen, um die Ausschreibung und alle relevanten Ausschreibungsthemen zu besprechen (Vergabevermerk, Losaufteilung, Termine, Reinigungstage, Bewertungsverfahren, Stundenverrechnungssatz, …), vorzubereiten und abzustimmen. Projektplanung vom Eröffnungsgespräch bis Reinigungsbeginn aufstellen, um einen reibungslosen Ablauf zu organisieren.
  2. Das vorhandene Aufmaß übernehmen und als Grundlage für die Preisblätter (Kalkulation je Raum) in die Ausschreibungsunterlagen einarbeiten.
  3. Die objektgerechten Leistungsbeschreibungen überarbeiten und persönlich mit dem Gebäudeverantwortlichen abstimmen. Reinigungsturnusse für jede Reinigungsgruppe und – bei Bedarf – für jeden Raum abstimmen. Beratung und Hinweise zu Turnussen (Erfahrungen, DIN usw.) und deren Wirkungen.
  4. Erprobte und juristisch geprüfte Ausschreibungsunterlagen komplett mit Anzeigen, Ausschreibungstexten, Bewertungsmatrix etc. anfertigen und abstimmen.
  5. Anzeigen in den festgelegten Vergabeportalen und Verlagshäusern schalten unter Beachtung der erforderlichen gesetzlichen Fristen.
  6. Anfragen einzelner Bewerber beantworten und die Informationen allen Bewerbern nachweislich zustellen. Dokumentation aller Anfragen und Beantwortungen.
  7. Der Auftraggeber führt die Angebotseröffnung selbst durch. Die Angebote per Kurier oder persönlich abholen.
  8. Die Vollständigkeit und sachliche Richtigkeit der Angebote gemäß Vergabeverordnung prüfen und in Listen zusammenstellen, um unkorrekte Angebote auszuschließen.
  9. Die rechnerische Richtigkeit aller Angebote prüfen, um preisliche oder andere Fehler zu markieren und zu korrigieren.
  10. Vorschläge zur Entscheidung über Nachforderungen und andere Aufklärungsmaßnahmen. Veranlassung notwendiger Maßnahmen. Überprüfung und Dokumentation der Ergebnisse der Nachforderungen.
  11. Die Eignung der Bieter (wirtschaftliche, finanzielle, technische Leistungsfähigkeit etc.) gemäß Bekanntmachung prüfen.
  12. Prüfung der Angemessenheit der Angebote.
  13. Die Bewertung der Bieter entsprechend den Ausschreibungsbedingungen vorbereiten.
  14. Jahresreinigungsstunden pro Los zusammenstellen und damit als Bewertungskriterium verfügbar machen.
  15. Jeden einzelnen Bieter nach Reinigungsstunden und Preisen bewerten, um das wirtschaftlichste Angebot zu ermitteln.
  16. Den kompletten Vergabevorschlag anfertigen. Er enthält die Auswertung der gesamten Ausschreibung mit der Einzelbewertung der ausgewählten Bieter.
  17. Der Auftraggeber führt die Bietergespräche allein durch.
  18. Kostenfreie schriftliche oder telefonische Unterstützung bei Mängeln in der Reinigung und deren Beseitigung in einem Zeitraum von 36 Monaten.
Was muss ich beachten, wenn ich zwischen dem Selbstmachen und der Beauftragung anderer abwägen will?2019-03-21T01:51:46+02:00

Kann ich die Reinigung ausschreiben, ohne die Aufmaße zu aktualisieren?2019-03-21T01:49:44+02:00

Selbstverständlich können Sie das tun. Wenn die letzte Reinigungsvergabe erst 1-2 Jahre her und die Reinigungsqualität gut ist, gehen Sie fast kein Risiko ein. Wichtig ist natürlich, dass Sie bei der letzten Ausschreibung die Aufmaße auch aktualisiert haben.

Generell können Sie davon ausgehen, dass es für Ihre Verwaltung von Nachteil ist, je länger die letzte Aktualisierung zurückliegt.

Heißes Eisen: Rechtssicherheit bei Vergabe2019-03-21T01:47:56+02:00

Die Rechtssituation im Vergaberecht ist an vielen Stellen unübersichtlich. Nach dem 18.04.2016 hat sich diese Situation noch verschärft. Selbst die Meinungen von Spezialisten wie Rechtsanwälten, Vergabekammern und Richtern klaffen deutlich auseinander.
Schwierig ist es insbesondere für die Mitarbeiter und Leiter in den kommunalen Verwaltungen und Vergabestellen, die unter diesen Bedingungen rechtssichere Vergabeunterlagen für die Gebäudereinigung oder andere Leistungen des infrastrukturellen Gebäudemanagements erstellen sollen. Sie können weder auf das Verständnis der Bieter noch auf den tieferen Einblick der politischen Gremien in die rechtliche Lage hoffen.

Was können Sie angesichts dieser Situation tun?
Ein einfaches und bewährtes Mittel ist die Kontrolle der Vergabeunterlagen durch spezialisierte Rechtsanwälte oder die eigene kommunale Rechtsabteilung. Allerdings gibt es hier auch Nachteile. Das sind zum einen die hohen Kosten, die für die Überprüfung zu entrichten sind, und zum zweiten der hohe Zeitaufwand für die Kontrolle der Vergabeunterlagen. Ein weiterer Nachteil ist meist das fehlende Fachwissen der Rechtsexperten zum Vergabegegenstand.

Deshalb nutzen viele Kommunen die Beauftragung eines auf Vergabeverfahren spezialisierten Unternehmens.
Auch das hat Nachteile: Bei der Beauftragung solcher Fach-Unternehmen schwingt immer die Frage mit, ob die Vergabeunterlagen auch tatsächlich vergaberechtskonform sind.

Diese wichtige Frage können Sie sich ganz einfach beantworten lassen:
Lassen Sie sich einen Zertifizierungsbeleg vorlegen, der die Korrektheit der Vergabeunterlagen des Fach-Unternehmens und die Einhaltung der vergaberechtlichen Vorgaben bestätigt.

Wie ein solches Zertifikat aussehen kann, das finden Sie hier.

Kann ich fehlende oder nicht aktuelle Daten, wie Belagsarten oder Umbauten selbst erfassen?2019-03-21T01:45:09+02:00

Wenn Sie die Aufmaße für Ihre Reinigungsausschreibung selbst aktualisieren haben Sie mehrere Vorteile:

  1. Es entstehen keine zusätzlichen Kosten für Ihre Verwaltung.
  2. Sie verschaffen sich selbst einen Überblick über den aktuellen Zustand Ihrer Gebäude.
  3. Sie können selbst Abstimmungen mit den Nutzern vornehmen.

Wenn Sie relativ wenig Änderungen vornehmen müssen, ist das eigene Aufmessen eine sehr gute Lösung.

Das einzige, was gegen das Selbst-Aufmessen spricht, ist der hohe Zeitaufwand, der für ein professionelles Aufmaß notwendig ist.

Stimmt es, dass bebra die kostenlose Nachbetreuung für 3 Jahre gewährt?2019-03-14T22:26:18+02:00
Brauche ich wirklich ein neues (teueres) Aufmaß?2019-03-14T21:48:17+02:00

Aktuelle Aufmaße sind das Fundament für die Qualität der Ausschreibung und der Reinigung. Mit dem Aufmaß bestimmen Sie ebenso direkt die Höhe der Kosten der Reinigungsleistung. Sie können also mit unpräzisen und unvollständigen Aufmaßen Geld verbrennen oder den Grundstein für ein solides Sparbuch legen. Dass es hierbei nicht nur um marginale Beträge geht, sehen Sie an dem Beispiel eines Gymnasiums. Dieses Gymnasium und der Sachverhalt existieren tatsächlich. Klicken Sie bitte hier, wenn Sie genaue Zahlen interessieren.

Erfolgsabhängiges Honorar oder feste Vergütung der Beratung für die Reinigungsvergabe2019-03-21T01:26:28+02:00

Es gibt zwei grundsätzliche Formen für die Vergütung der Leistungen, die Beratungsbüros wie die bebra  für Städte, Gemeinden, Landkreise, Ministerien, Universitäten erbringen:

Die feste Vergütung beruht auf dem kalkulierten Aufwand, der sich in den Preisen der Einzelleistungen der Beratung und schließlich im Gesamtpreis niederschlägt. Der Auftraggeber  weiß also von vornherein, was die gesamte Beratung kostet.

Vor- und Nachteile:
Der feste Preis suggeriert hohe Kosten, die neben der Reinigungsleistung auch noch zu bezahlen sind. Das ist für die Kämmerer und die politischen Kontrollgremien unangenehm. Das ist jedoch nur bedingt richtig. Mit einer auf saubere Räume und nachhaltige Werterhaltung ausgerichteten Ausschreibung können Sie auch einsparen. Wir haben wiederholt festgestellt, dass Reinigungsleistungen optimierbar sind und damit preiswerter werden. Der große Vorteil der festen Preisform ist jedoch, dass die Reinigung in ihrer Gesamtheit und die Elemente der Pflege deutlich besser berücksichtigt werden.

Anders verhält es sich bei der erfolgsabhängigen Vergütung. Hier ergibt sich der Gesamtpreis aus dem prozentualen Anteil an der Einsparung. Tritt keine Einsparung ein, so wird kein Honorar fällig. Das sieht dann praktisch so aus, dass bei einer jährlichen Einsparung von 50.000 € die vorher vereinbarten 50 Prozent der Einsparung eines Jahres (25.000 €) als Honorar fällig sind. Der Vorteil für die kommunalen Verwaltungen besteht darin, dass für sie praktisch keine Kosten für die Beratung zu erwarten sind.

Vor- und Nachteile:
Der erfolgsabhängige Preis lässt glauben, dass man ja letztlich „nichts“ für die Beratung bezahlt. Das hat sich schon oft als falsche Schlussfolgerung herausgestellt. Zum einen erfordert die erfolgsabhängige Honorierung eine genaue Übersicht über die bisherigen Kosten. Die Einsparung kann ja nur im Vergleich mit den alten Ausgaben ermittelt werden. Zum anderen besteht die große Gefahr, dass die Kostensenkung durch die Reduzierung der Leistungen erreicht wird. Das kann heißen, dass Sanitärräume, die bisher 5 Mal wöchentlich gereinigt wurden, nur noch jeden zweiten Tag gereinigt werden. Ebenso kann es sein, das Reinigungsverfahren durch das Weglassen von Arbeitsgängen verbilligt werden. Das gleiche gilt für Pflegemaßnahmen. In der Konsequenz ist es so, dass Fußböden und andere Oberflächen nicht richtig gereinigt oder sogar beschädigt werden. Sie müssen ausgewechselt werden. Oft führen diese Sachverhalte zu jahrelangem Rechtsstreit, der auch noch Kosten verursacht. Noch schlimmer sind jedoch die täglichen Auseinandersetzungen mit den Raumnutzern über die schlechte Reinigungsqualität.
Das Problem ist einfach, dass jede Einsparung direkt zu höherem Honorar führt. Die Reinigungsqualität hat dagegen keine direkte Auswirkung auf Vergütung.

Zusammenfassung:

Beide Preisformen haben ihre Berechtigung.
Insbesondere bei der erfolgsabhängigen Honorierung der Reinigungsvergabe sollten nur Unternehmen beauftragt werden, die nachweislich seriös arbeiten (Honorarberechnung nur für 1 Jahr, Honoraranteil maximal 50 Prozent, keine Reduzierung der Reinigungsintervalle und -leistungen). Lassen Sie sich vor der Beauftragung eine Preisschätzung mit der zu erwartenden Einsparung vorlegen und deckeln Sie die Höhe des Honorars. Lassen Sie sich auch erläutern, woraus die eventuelle Einsparung resultiert.

Auch die feste Vergütung der Reinigungsausschreibung ist an sich keine Garantie für eine hohe Reinigungsqualität. Auch hier ist die inhaltliche Gestaltung entscheidend. Aber es ist sicher kein Zufall, dass von den 240 Reinigungsvergaben für kommunale Einrichtungen, die wir in den letzten 4 Jahren in Deutschland durchgeführt haben, sich alle für die feste Vergütung entschieden haben.

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