Um hochwertige wirtschaftliche Angebote zu erhalten, ist eine gut strukturierte und transparente Ausschreibung für die Qualität der Reinigungsleistungen unerlässlich. Die Vorbereitung einer Ausschreibung erfordert eine genaue Planung und die Einhaltung aller Fristen. Fehlerhafte oder unvollständige Unterlagen können zu Verzögerungen und zusätz-lichen Kosten führen. Daher ist es ratsam, frühzeitig mit der Planung zu beginnen und auch Verzögerungen einzukalkulieren.

Wir gehen in der Regel bei einer europaweiten Ausschreibung mit circa 20 Objekten ab dem ersten Gespräch zur Vorbereitung von bis zu einem halben Jahr aus. Allein die Aus-schreibungsfristen von mindestens 30 Tagen und die Wartefrist von mindestens 10 Tagen sind zwingend einzuhalten. Aus unserer langjährigen Erfahrung haben wir festgestellt, dass beispielsweise die Ergebnisse vor Zuschlagserteilung in der Politik vorgestellt oder in der Verwaltung durch ein Rechnungsprüfungsamt gegengeprüft werden müssen. Auch das kann bis zu einem Monat dauern, weil Ladungsfristen, Krankheit oder andere nicht planbare Unwägbarkeiten dies verzögern.

Wichtig ist auch, dass der Dienstleister ausreichend Zeit für die Vorbereitung hat. So muss Personal rekrutiert, der Reinigungs- und Revierplan erstellt sowie Materialien und Geräte bestellt werden, um einen im besten Fall reibungslosen Start der Reinigungsleis-tungen zu ermöglichen.

Als wichtigsten Punkt sehen wir aber die Vorbereitung der Ausschreibungsunterlagen an. Hier ist es sinnvoll auch etwas mehr Zeit zu investieren, um am Ende die Auswertung zu vereinfachen und natürlich Fehler zu vermeiden, die eine Verlängerung der Angebotsfrist zur Folge haben können. Auch sollte sich die Zeit genommen werden, die Unterlagen im besten Fall durch eine weitere Person kontrollieren zu lassen oder wie wir es machen, durch die Preisschätzung eine Kontrolle der Kalkulationsunterlagen vorzunehmen.

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